Preventivo e consuntivo di commessa: trovare le commesse in perdita

Una commessa esce dall'officina, la fattura parte e il preventivo finisce in archivio. Se quella commessa abbia fatto il margine con cui era stata quotata è una domanda che molte piccole officine meccaniche non si fanno mai, o si fanno solo quando il bilancio di fine anno delude. A quel punto le commesse in perdita sono mescolate a quelle buone, e nessuno sa quali codici, quali clienti o quali macchine si sono mangiati i soldi.

Confrontare preventivo e consuntivo, commessa per commessa e voce per voce, è il modo per trovarle mentre sono ancora abbastanza recenti da poterle correggere. Questa guida mostra un metodo semplice, un esempio in euro e come trasformare lo scostamento in preventivi migliori invece che in un report che nessuno legge.

Perché preventivo e consuntivo si allontanano

Ogni preventivo è un modello: ore di attrezzaggio stimate, tempi ciclo stimati, uno scarto previsto, un prezzo del fornitore. La commessa in reparto è la realtà. I due divergono per quattro tipi di motivi, e ognuno chiede una correzione diversa:

• La stima era sbagliata. Il modello dei tempi ciclo è ottimista, un attrezzaggio dura sempre più dello standard, la programmazione di un tipo di pezzo nuovo richiede più del previsto. Correzione: lo standard del prossimo preventivo.
• L'esecuzione è andata storta. Si è rotto un utensile, un'attrezzatura è stata rifatta, due pezzi sono andati a scarto. Correzione: il processo, non il preventivo, a meno che succeda su ogni commessa di quel tipo, e allora il preventivo deve tenerne conto; vedi stimare il costo di scarti e rilavorazioni.
• È cambiato il perimetro. Una nuova revisione del disegno, un rapporto di controllo in più, una consegna frazionata. Correzione: fatturarlo, o riquotare prima di partire.
• Sono cambiati i costi esterni. Prezzo del materiale, minimo di un fornitore, trasporto. Correzione: aggiornare prezzi e minimi nei dati di costo.

Senza un confronto non li distingui, e la reazione più comune, "aggiungiamo il 10% a tutto", fa pagare troppo le commesse che andavano bene e continua a far pagare troppo poco quelle che andavano male.

Cosa serve per il confronto

Per cominciare non serve un MES. Serve il costo preventivato diviso per voci, e i dati reali delle stesse voci:

1. La scheda costo del preventivo: materiale, programmazione, attrezzaggio e ciclo per operazione, operazioni secondarie, controllo, lavorazioni esterne, utensili, imballo. Se il tuo preventivo è un numero solo, comincia da qui: un preventivo senza dettaglio non si può verificare. Come calcolare il costo di commessa mostra la scheda voce per voce.
2. Le ore reali per operazione dai fogli di lavoro o dalle timbrature: attrezzaggio e lavorazione separati, per macchina.
3. I pezzi avviati e i pezzi consegnati, per contare gli scarti.
4. Le fatture dei fornitori per materiale e lavorazioni esterne, trasporto compreso.

Valorizza le ore reali alle stesse tariffe usate nel preventivo. Lo scopo è misurare le quantità che sono cambiate, non ridiscutere le tariffe.

Esempio pratico: l'albero quotato al 20% che ha reso il 4%

Un lotto di 50 alberi in C45 torniti e fresati, preventivati a un costo di 1.594,50 € e venduti a 39,86 € al pezzo, 1.993 € in tutto, per un margine del 20%. Foglio di lavoro e fatture danno i dati reali:

Voce	Preventivo	Consuntivo	Scostamento	%
Materiale e taglio	208,00 €	216,32 €	+8,32 €	+4,0%
Programmazione CAM	150,00 €	210,00 €	+60,00 €	+40,0%
Attrezzaggio tornio	112,50 €	187,50 €	+75,00 €	+66,7%
Ciclo di tornitura	406,00 €	507,00 €	+101,00 €	+24,9%
Fresatura, attrezzaggio e ciclo	346,50 €	371,20 €	+24,70 €	+7,1%
Sbavatura e controllo	123,50 €	134,50 €	+11,00 €	+8,9%
Zincatura in conto terzi	198,00 €	231,00 €	+33,00 €	+16,7%
Utensili e imballo	50,00 €	51,20 €	+1,20 €	+2,4%
Totale	1.594,50 €	1.908,72 €	+314,22 €	+19,7%

Il margine previsto era 398,50 € (20%). Il margine reale è 1.993 € − 1.908,72 € = 84,28 €, il 4,2%. La commessa non ha perso soldi, ma ha guadagnato circa un quinto di quello per cui era stata quotata.

Come si legge la tabella:

• La programmazione e le due voci del tornio spiegano 236 €, tre quarti dello sforamento. La programmazione ha richiesto 3,5 ore invece di 2,5, l'attrezzaggio 2,5 ore invece di 1,5, e il ciclo di tornitura è stato di 7,8 minuti invece di 6,5.
• Lo sforamento del ciclo ha due parti. Circa 81 € vengono da 1,3 minuti in più su ognuno dei 50 pezzi: è un errore di stima, e lo standard di ciclo per questo tipo di albero va cambiato. Circa 20 € vengono dalla tornitura di due pezzi in più per sostituire i due scartati: è esecuzione.
• Lo sforamento della zincatura è il trasporto. Il lotto è stato diviso in due consegne, 90 € di trasporto invece di 60, più la gestione. Una consegna frazionata chiesta dal cliente è un cambio di perimetro e si poteva fatturare.
• Fresatura, sbavatura, controllo e utensili restano entro il 10%. Nessuna azione.

La conclusione è precisa: alzare gli standard di attrezzaggio e ciclo al tornio per questa famiglia di pezzi, quotare la programmazione di un tipo di pezzo nuovo a 3,5 ore, mettere in preventivo il trasporto per consegna. "Aggiungere il 10% a tutto" avrebbe alzato il prezzo della fresatura, che era già giusta, e non avrebbe comunque coperto il tornio.

Una routine da un'ora al mese

1. Scegli le commesse. Tutte quelle sopra un valore che decidi tu, tutti i codici ripetitivi, più un campione a caso delle altre.
2. Fissa le soglie prima di guardare. Un buon inizio: rivedere ogni commessa il cui consuntivo supera il preventivo di oltre il 10%, e ogni voce fuori di oltre il 20%.
3. Classifica ogni scostamento come stima, esecuzione, perimetro o costi esterni. Solo gli errori di stima cambiano gli standard di preventivazione.
4. Cambia lo standard una volta, in un posto solo: la tariffa macchina, il tempo di attrezzaggio di una famiglia di pezzi, il minimo di un fornitore. Poi riquota il prossimo ordine di quel pezzo con i valori corretti.
5. Segui l'andamento. La quota di commesse entro soglia dovrebbe salire di mese in mese. Se non sale, gli standard non vengono aggiornati, oppure le commesse non vengono misurate due volte nello stesso modo.

Una commessa che perde una volta è un dato. Un codice o un cliente che perde ogni volta è una decisione di prezzo: leggi la disciplina degli sconti in officina prima di accettare il prossimo ordine allo stesso prezzo.

FAQ: preventivo e consuntivo di commessa

Che differenza c'è tra preventivo e consuntivo di una commessa? Il preventivo è quello che hai stimato prima della commessa: ore, materiale, lavorazioni esterne e consumi valorizzati alle tue tariffe. Il consuntivo è lo stesso elenco misurato dopo, da fogli di lavoro, conteggio dei pezzi e fatture dei fornitori. La differenza, voce per voce, mostra dove hanno sbagliato la stima o l'esecuzione.

Come si trovano le commesse in perdita in un'officina meccanica? Si confrontano preventivo e consuntivo su ogni commessa rilevante e su ogni codice ripetitivo, con le stesse tariffe per entrambi. Si segnalano le commesse il cui consuntivo supera il preventivo di oltre il 10% circa, o il cui margine reale scende sotto la tua soglia, e si cerca la voce che lo ha causato.

Ogni quanto confrontare preventivo e consuntivo? Per la maggior parte delle piccole officine basta una volta al mese, purché ogni commessa venga misurata subito dopo la chiusura, quando chi l'ha lavorata ricorda ancora perché un attrezzaggio è durato di più.

Ogni scostamento deve cambiare il preventivo? No. Solo gli errori di stima cambiano gli standard di preventivazione. I problemi di esecuzione riguardano il processo, i cambi di perimetro si fatturano o si riquotano, e le variazioni di prezzo esterne vanno nei dati di materiali e fornitori.

Il lato preventivo con QuoteBuddy

Per confrontare serve un preventivo che si possa smontare. QuoteBuddy produce il lato preventivo del confronto: ogni stima elenca ogni operazione con il suo tempo di attrezzaggio e di ciclo e il suo costo alla tariffa oraria della tua macchina, più materiale, programmazione e lavorazioni esterne con il tuo ricarico, per ogni quantità quotata. Quel dettaglio è la base con cui si confrontano i dati reali. QuoteBuddy non registra le ore reali: quelle arrivano ancora dai fogli di lavoro, dalle timbrature o dal sistema di produzione.

Quando il confronto mostra uno scostamento sistematico, la correzione torna nella stima: cambi le tariffe macchina una volta nelle impostazioni, oppure modifichi il tempo di un'operazione nella stima successiva e lo blocchi, così il valore corretto resta anche quando il disegno viene riletto. Per partire da un preventivo che si può smontare, prova QuoteBuddy gratis per 30 giorni: preventivi illimitati, nessuna carta di credito. Per i terzisti che quotano e riquotano gli stessi codici, vedi il software preventivi per terzisti.